Processo
Um processo é a maneira de como se fazer alguma coisa. É uma ação contínua que expressa continuidade para a realização de um ou vários objetivos.
Um processo é caracterizado pela inter-relação de atividades que a partir da entrada de recursos e insumos necessárias para se alcançar o objetivo, ou saída do processo. Um processo sempre é constituído de entradas e saídas.
Processo de inovação
No contexto de uma organização, os processos de inovação devem ser orientados para a realização de seus objetivos estratégicos. Em um processo de inovação institucional/empresarial as entradas são caracterizadas pelas necessidades da instituição, recursos e os insumos necessários para a realização da inovação desejada, assim a inovação é a saída deste processo.
Os processos de inovação podem ocorrer em todas as partes de uma organização, suas unidades, departamentos, setores, programas, projetos, processos e etapas de sua cadeia de valor.
Um processo pode demandar poucas ou muitas atividades, podendo muitas vezes as atividades serem hierarquizadas em macroprocessos e seus agrupamentos, que são os subprocessos.
Um processo de inovação, tipicamente envolvem subprocessos com atividades relacionadas a:
- Identificação de oportunidades;
- Criação de conceitos;
- Validação de conceitos;
- Desenvolvimento de soluções;
- Implementação de soluções.
Os três primeiros subprocessos são caracterizados fortemente pela sua característica exploratória. Ao passo que duas últimas estão relacionadas a adequação das soluções as necessidades dos clientes em sua percepção de valor.
Nem todas as atividades resultam em inovação, dada a sua natureza exploratória, os processos de inovação devem ser projetados para gerir incertezas, sendo esta uma das principais maneiras de se aumentar sua eficiência ou taxa de retorno.
A quantidade de atividades de um processo, podem estar relacionadas ao seu nível de complexidade da solução demandada. O aspecto complexidade é intuitivo, quanto maior o problema a ser resolvido.
Atenção
Dentro do contexto de normalização organizacional, normalmente os processos são estabelecidos para serem genéricos e capazes de atender todos os tipos de demandas em seus mais variados níveis de complexidade, mesmo que os mais complexos representem a minoria das demandas da organização. Isto obriga que quando da realização de demandas mais simples, a organização esteja engessada em burocracia. Isto torna a execução dos processos menos eficientes. Neste sentido os processos de inovação devem admitir alternativas processuais que possam permitir sua simplificação em função das características próprias de suas demandas.
Porém, no contexto de atendimento de requisitos normativos, a simplificação dos processos deve ser controlada e registrada, principalmente no intuito de se manter os indicadores chave e outros aspectos que são utilizados pela organização garantir o valor da entrega, seu aprendizado e melhoria contínua de seus processos.
Neste contexto o uso de um sistema integrado de gestão, baseado em uma solução computacional (software) pode ser um complicador, uma vez que mesmo da execução de processos simples, seja necessário a equipe seguir todos os passos estabelecidos, tendo assim a obrigação de seguir processos que não agregam valor para uma determinada atividade (simples). Uma abordagem é utilizar as ferramentas computacionais para a integração somente dos macro processos, através de uma categorização quanto ao nível de incerteza das atividades. Neste caso, sugere-se que os subprocessos sejam estabelecidos em níveis de atividades:
- Normalizadas/padronizadas;
- Rotineiras (com incertezas);
- Não-Rotineiras (com alta incerteza).
As atividades caracterizadas como rotineiras e as não rotineiras, podem ser controlados em outra estrutura, especificas às suas características, porém estas camadas de processos necessitam estar vinculados (linkados), de maneira que possam ser rastreados em seus aspectos elementares como a sua caracterização, recursos/insumos e do valor de seus resultados. Isto é fundamental para fins de melhoria e evolução dos processos, através do aumento do seu conhecimento.
A capacidade de se observar quando atividades não rotineiras estão se repetindo é importante para que estas atividades passem a ser consideradas como rotineiras. Nesta promoção de categoria, demanda-se que uma nova atividade rotineira seja executada agora baseando-se por diretrizes elaboradas através das boas práticas previamente registradas.
Já as atividades rotineiras a partir do momento que tem seu nível de incerteza caracterizado como desvios, admitem que sejam padronizados e sejam promovidos a normalizados. Esta estrutura de promoção de níveis das atividades é um aspecto chave a ser abordado no tema cultura da inovação.
“Se não se pode medir, não se pode gerenciar”
Medição de processos
Todo processo deve ter um propósito que inclua uma proposta de valor, assim como todo o processo serve para guiar a sua equipe de execução com o objetivo de atingir um resultado.
Quando se deseja avaliar um processo, algumas perguntas básicas necessitam ser respondidas. Algumas destas perguntas são:
- Quanto o processo produziu do objetivo proposto?
- Quanto de recursos e os insumos foram utilizados?
- Quanto tempo levou?
- O que agrega valor no processo?
- Quão robusto ou livre de falhas é o processo?
- Qual a qualidade das entregas?
No geral, não é possível medir um processo no momento de sua implementação. Ele precisa estar rodando por algum tempo, durante o qual será possível coletar dados suficientes para análise de sua produtividade e eficiência.
Controle de processos
O controle de processos é uma forma como os processos são organizados, de maneira a padronizar as atividades, de maneira a se garantir produtividade e qualidade.
Conhecido como workflow, o sistema de controle de processos tem como objetivo esclarecer atividades e fluxo dos macroprocessos. Assim, ele define responsabilidades, hierarquias e facilita a comunicação entre as pessoas e setores.
O principal objetivo do controle de processos é permitir a melhoria contínua dos fluxos de trabalho e entregas da empresa, aumentando sua percepção de valor frente aos seus clientes internos e externos, reduzindo custos, melhorando seu desempenho e alinhando-se ao seu planejamento estratégico.
É no momento de se estabelecer o controle que as coisas se complicam durante a implementação de processos de inovação, pois atividades “não-rotineiras” somente poderão ser controladas em seus aspectos elementares.
Gestão de processos
A gestão de processos tem como objetivo principal otimizar sistemas e fluxos de trabalho, buscando a melhoria contínua e maior performance da empresa, com foco nas metas e objetivos estratégicos do negócio.
A gestão de processos de inovação deve permitir que a empresa esteja em constante mudança, se adaptando às novas exigências e necessidades que se apresentam, cada vez com maior assertividade e velocidade.
Recomenda-se que a gestão de processos de inovação esteja adequada aos princípios do sistema de gestão da inovação definidos na norma ISO 56002.
Maturidade
Processos admitem ser avaliados quanto a sua capacidade de maturidade, conforme o Modelo de Capacidade e Maturidade Integrado da sigla CMMI desenvolvido pela Universidade Carnegie Mellon.
A ferramenta pode ser usada para estabelecer o nível de maturidade atual da organização, a fim de identificar lacunas e ações, por ex. para iniciar a implementação de um sistema de gestão da inovação. O modelo de maturidade também dá orientação sobre como a organização pode alcançar o próximo nível em uma escala de evolução.
Por estar relacionado ao uso de uma ferramenta de avaliação, este tópico é apresentado na seção de ferramentas deste website.
